Línea Abierta


Josefina Buxadé Castelán*


El acceso a la información, motor de la revolución en el gobierno


¿Puede o no haber transparencia sin archivos? Estrictamente sí, aunque los documentos no se encuentren debidamente ordenados, con la llegada de las leyes de transparencia y acceso a la información pública se garantiza el derecho de las personas a solicitarlos. Sería mucho más fácil para los funcionarios entregar copias o permitir su consulta si saben dónde se hallan; porque si no lo saben o les cuesta mucho trabajo localizarlos, de todas maneras deben permitir su acceso.


Como decía hace poco, el orden lógico para que el acceso a la información funcionara adecuadamente, para que hubiera transparencia real, sería que se aprobaran primero leyes de archivos, que regularan su organización y conservación; pero por muchas razones, en México entraron en vigor las leyes de transparencia antes, y eso ha forzado a la administración pública a ordenar sus documentos.

 

Tal como lo dijo el comisionado presidente del Instituto Coahuilense de Acceso a la Información (ICAI), Eloy Dewey -en el marco del foro “Sin archivos no hay transparencia”- el acceso a la información pública se ha convertido en el motor de la revolución silenciosa de la administración pública. Una revolución sin estridencias, pero que se hace día a día, cada vez que una persona hace una solicitud de información y el gobierno tiene que contestarle; cada vez que una comisión o instituto resuelve que la información clasificada por los funcionarios como reservada o confidencial no lo es, y entonces hay que entregarla al solicitante/recurrente.


Dewey también se refirió a esta revolución como “reingeniería”, y dijo que las solicitudes de información se responden con documentos que están –o deberían estar- en los archivos, lo que obliga a su organización y sistematización. Por esta razón las solicitudes forzan a la reingeniería de la administración pública, ya que toda la información para responderlas –no sólo los documentos en papel- se encuentran en los archivos.


Además de las solicitudes, existen también las “obligaciones de transparencia”, la información mínima obligatoria que deben publicar los Sujetos Obligados. Esta exigencia obliga también a una reingeniería de los procesos que posibilite la actualización de las páginas donde se encuentra la información, ya que toda se encuentra también en archivos.


Como escribí renglones arriba, cuando una persona interpone un recurso de revisión y la comisión resuelve a su favor, la información que le deberán proporcionar es información contenida en archivos.


Una de las consecuencias de esta reingeniería es que los archivos se vuelven eficientes; incluso los documentos públicos podrían estarse publicando prácticamente en “tiempo real”. Por ejemplo, las facturas pueden escanearse y subirse a la red de manera inmediata.


Otro efecto es que se tienen que documentar las decisiones. Por las leyes de transparencia es necesario que las autoridades expliquen y motiven sus decisiones y la reingeniería de los archivos permite tenerlas documentadas.


En este contexto transparente y abierto, toda la información de la administración pública es de libre acceso, excepto la reservada y la confidencial -referente a datos personales-, que deben ser la excepción.


Una cuarta consecuencia benéfica es que se tienen que publicar las metas y los objetivos estratégicos de las dependencias, con planes y programas definidos, lo que en las nuevas leyes de transparencia se denomina “indicadores de gestión”.


Todo lo anterior apuntala una administración pública eficiente. Y en este sentido, el comisionado Dewey explicó que el número de solicitudes de acceso a la información no dice nada. Puede haber muy pocas solicitudes –él habló de que sólo el 0.003 por ciento de las personas las hace- pero esas pocas solicitudes revolucionan la administración pública; por lo que concluyó que la revolución silenciosa de la administración pública se da gracias al acceso a la información.


Los funcionarios saben que cualquier papel que firmen puede estar en pocos días en las ocho columnas de los diarios. Esto les tiene que hacer recapacitar sobre los documentos que rubrican, de modo que cada vez haya menos decisiones arbitrarias, por caprichos personales, y más decisiones documentadas.


El comisionado presidente de la Comisión para el Acceso a la Información Pública (CAIP), Antonio Juárez Acevedo, explicó que en Puebla existen tres leyes de archivos, pero como habíamos comentado en este espacio, son más administrativas que operativas. Ninguna de las tres leyes define, por ejemplo, lo que es un documento o un archivo. Explicó también la ambigüedad de las competencias de la CAIP en el tema de archivos.


Finalmente, la comisionada ciudadana del InfoDF, Areli Cano, expuso que la primera ley de transparencia del DF establecía como uno de los objetivos del CONSI “Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos en posesión de los Entes Públicos” (Artículo 9, fracción VI). A través del Sistema de Archivos del Distrito Federal se estableció la obligación de los entes públicos de crear archivos que permitan la localización pronta y segura de la información en su poder; se da la facultad al CONSI de para “emitir reglas generales de generación de datos, registros y archivos”, y “establecer procedimientos de resguardo y almacenamiento de los archivos históricos”; se establece el plazo de 40 años para la conservación de archivos.


Con la reforma a la ley se deroga la disposición de almacenar la información por 40 años; se establece la obligación de clasificar la información semestralmente por áreas y rubros específicos; se faculta al InfoDF para regular el procedimiento de baja documental y destrucción de archivos; y se precisa que en caso de los archivos históricos su participación será en coordinación con el área responsable de cada uno de los entes; se obliga también a digitalizar la información pública de oficio.


El InfoDF emitió un documento de ocho capítulos con los lineamientos en materia de archivos, y se crearon sistemas institucionales de archivo normativos (Comité Técnico Institucional de Administración de Documentos (COTECIAD), Coordinador de Archivos) y operativos (Unidades Generales del Ente Público y Unidades Particulares de cada área administrativa).


La comisionada explicó que el 27 de agosto de 2007 se expidió la Ley de Archivos del Distrito Federal, la cual sigue la misma lógica de organización, control y administración de documentos que los lineamientos expedidos por el InfoDF. Esta ley establece la integración de los Sistemas Institucionales de Archivos; prevé el desarrollo de componentes normativos y operativos; dispone la creación de instrumentos básicos de control archivístico; establece las bases para la generación y control de archivos electrónicos; dispone la obligación de los entes públicos de elaborar programas anuales de desarrollo archivístico; y crea el Consejo General de Archivos, integrado por los representantes de los órganos de gobierno (Ejecutivo, Legislativo y Judicial), cuyos cargos serán honorarios.


En este contexto, el InfoDF considera como principales retos: 1) Sensibilizar a los entes públicos para asuman la integración de los Sistemas Institucionales de Archivo como una guía metodológica para la administración de documentos. 2) Fortalecer la capacidad administrativa y financiera de las instituciones para mejorar las condiciones físicas, materiales y tecnológicas con las que llevan a cabo sus actividades archivísticas. 3) Impulsar el desarrollo de programas de capacitación y profesionalización del personal encargado de organizar, seleccionar, depurar y resguardar los documentos de los entes públicos. Y 4) Propiciar el permanente proceso de planeación archivística en el marco de la transparencia y el ejercicio del derecho de acceso a la información la información pública.

 

Como siempre; vemos que en otras entidades nos llevan la delantera. Y esto es una buena noticia, porque no hay que inventar el hilo negro, hay excelentes ejemplos. Puebla se merece una buena ley de archivos que facilite la transparencia y el acceso a la información pública. Puebla se merece una reingeniería de la administración pública por cuanto a archivos y acceso a la información se refiere.

 

* Josefina Buxadé Castelán es comisionada de la Comisión para el Acceso a la Información Pública ([email protected]). Las opiniones vertidas en este artículo son responsabilidad de la autora y no necesariamente reflejan la postura de la CAIP.

 



 
 

 

 
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